Termos de Serviço

1. Aceitação dos Termos

A plataforma Terminus AI (“Plataforma”) é um produto empresarial disponibilizado a organizações e aos respetivos utilizadores autorizados. Ao aceder ou utilizar a Plataforma, concorda em ficar vinculado a estes termos e condições (“Termos”). Caso aceite estes Termos em nome de uma organização, declara e garante que dispõe de poderes para a vincular. Se não concordar com estes Termos, não deve aceder nem utilizar a Plataforma. Podemos alterar estes Termos nos termos da Secção 8. A utilização continuada da Plataforma na data de produção de efeitos de qualquer alteração, ou após essa data, constitui aceitação dos Termos alterados; caso não aceite uma alteração, deve cessar a utilização da Plataforma antes de a mesma produzir efeitos.

2. Descrição dos Serviços

A Terminus AI fornece ferramentas e serviços baseados em IA, incluindo:

• Chatbot de IA: Assistência conversacional inteligente para conhecimento e suporte organizacional
• Automação de Fluxo de Trabalho MailSense: Ferramenta de análise e otimização de fluxo de trabalho de email, concebida para identificar bloqueios de comunicação, extrair itens de ação e fornecer informações sobre eficiência organizacional

Concorda em utilizar estes serviços em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis.

3. Serviço de Automação de Fluxo de Trabalho MailSense

3.1 Finalidade e Âmbito do Serviço

O MailSense é uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho e análise de comunicação concebida exclusivamente para:

• Identificar bloqueios de fluxo de trabalho nas comunicações por email
• Extrair itens de ação e tarefas da correspondência organizacional
• Analisar padrões de comunicação para melhorar a eficiência organizacional
• Fornecer análises de sentimento para melhorar a colaboração em equipa
• Gerar relatórios automatizados sobre fluxos de trabalho de comunicação

O MailSense NÃO é uma ferramenta de monitorização ou vigilância de funcionários. Não deve ser utilizado para acompanhamento de desempenho individual, vigilância de funcionários, fins disciplinares ou avaliações de desempenho.

3.2 Consentimento e Ligação de Contas

Todas as contas de email ligadas ao MailSense devem fornecer consentimento explícito, informado e voluntário para análise de fluxo de trabalho. As organizações que utilizam o MailSense concordam em:

• Obter consentimento explícito de todos os titulares de contas antes de ligar as suas contas de email
• Comunicar claramente a finalidade, âmbito e natureza da análise de email aos titulares de contas
• Documentar o consentimento de acordo com as leis de proteção de dados aplicáveis
• Fornecer aos titulares de contas a capacidade de rever que dados estão a ser analisados
• Honrar a retirada de consentimento e desligar imediatamente as contas mediante pedido
• Garantir que os titulares de contas compreendem os seus direitos relativamente aos seus dados

Os titulares de contas mantêm o direito de:

• Retirar o consentimento a qualquer momento sem penalização ou consequências adversas
• Solicitar a desconexão da sua conta de email do MailSense
• Aceder, rever e solicitar a eliminação dos seus dados analisados
• Receber informações transparentes sobre como os dados do seu email são processados

3.3 Utilizações Proibidas

As organizações e utilizadores estão estritamente proibidos de utilizar o MailSense para:

• Monitorização ou vigilância individual de funcionários
• Avaliações de desempenho ou avaliações de funcionários
• Ações disciplinares ou investigações
• Rastreamento de produtividade ou comportamento de funcionários individuais
• Qualquer finalidade que infrinja os direitos de privacidade individual
• Tomar decisões de emprego baseadas exclusivamente em dados do MailSense
• Qualquer utilização que viole leis ou regulamentos de proteção de dados

A violação destas utilizações proibidas pode resultar em cessação imediata do acesso ao serviço e potencial ação legal.

4. Processamento de Dados e Conformidade com o RGPD

4.1 Recolha e Processamento de Dados

Para análise de fluxo de trabalho do MailSense, recolhemos e processamos:

• Metadados de Email: Remetente, destinatário, carimbo de data/hora, assuntos
• Conteúdo de Email: Um breve excerto do corpo da mensagem para análise por IA, conservado apenas transitoriamente conforme descrito na Secção 4.3
• Padrões de Comunicação: Frequência de emails, tempos de resposta, fluxos de comunicação
• Resultados de Análise: Perceções geradas por IA, itens de ação, análise de sentimento, relatórios de fluxo de trabalho

4.2 Base Legal para Processamento

Relativamente aos conteúdos do cliente tratados pelo MailSense, DocCheck e Assistente de IA, a organização cliente é o responsável pelo tratamento e nós atuamos como subcontratante, tratando tais conteúdos apenas de acordo com as instruções documentadas da organização. Cabe à organização cliente determinar e documentar um fundamento de licitude adequado nos termos do Artigo 6(1) do RGPD (tipicamente o consentimento dos titulares ou o seu próprio interesse legítimo) e cumprir os deveres de informação e de obtenção de consentimento aplicáveis. Quando tratamos dados pessoais na qualidade de responsável (por exemplo, dados de conta, faturação e utilização da plataforma), baseamo-nos na execução de um contrato, no cumprimento de obrigações legais e nos nossos interesses legítimos, conforme estabelecido na nossa Política de Privacidade. Um Acordo de Tratamento de Dados que rege a nossa função como subcontratante está disponível para os clientes mediante pedido.

4.3 Retenção e Armazenamento de Dados

Implementamos as seguintes políticas de retenção de dados:

• Conteúdo de Email: Tratado para gerar análises de fluxo de trabalho. Quando dados da mensagem são armazenados, sê-lo-ão de forma transitória, para processamento, deduplicação e geração de relatórios, sendo minimizados e eliminados assim que deixem de ser necessários para essa finalidade; não são conservados para qualquer outra finalidade. As perceções e relatórios resultantes são conservados conforme descrito abaixo.
• Resultados de Análise: Armazenados para fins de relatório por um máximo de 12 meses ou até à desconexão da conta, o que ocorrer primeiro
• Metadados de Conta: Retidos durante a duração do acordo de serviço
• Eliminação Mediante Pedido: Na sequência da desconexão da conta ou de um pedido válido de eliminação, os dados pessoais são eliminados ou anonimizados no prazo de 30 dias, salvo se for aplicável uma obrigação legal de conservação ou se a conservação for necessária para a declaração, exercício ou defesa de um direito num processo

4.4 Os Seus Direitos de Dados (RGPD)

Ao abrigo do RGPD, tem os seguintes direitos relativamente aos seus dados pessoais:

• Direito de Acesso (Artigo 15): Solicitar acesso a todos os dados que detemos sobre si
• Direito de Retificação (Artigo 16): Solicitar correção de dados imprecisos
• Direito ao Apagamento (Artigo 17): Solicitar eliminação dos seus dados (“direito ao esquecimento”)
• Direito à Portabilidade dos Dados (Artigo 20): Receber os seus dados num formato estruturado e legível por máquina
• Direito de Oposição (Artigo 21): Opor-se ao processamento dos seus dados
• Direito de Retirar o Consentimento (Artigo 7(3)): Retirar o consentimento a qualquer momento sem afetar a licitude do processamento baseado no consentimento antes da sua retirada
• Direito de Apresentar Reclamação: Apresentar uma reclamação junto da sua autoridade local de proteção de dados

Para exercer qualquer um destes direitos, contacte-nos através de hello@perfectorange.pt. Responderemos sem demora injustificada e no prazo de um mês a contar da receção do pedido, prazo que pode ser prorrogado por até dois meses adicionais em caso de pedidos complexos ou numerosos, nos termos do Artigo 12(3) do RGPD. Quando os dados em causa nos tiverem sido fornecidos pela sua organização enquanto conteúdo do cliente, atuamos como subcontratante e encaminharemos o pedido para essa organização, na qualidade de responsável pelo tratamento.

4.5 Transferências de Dados e Terceiros

O conteúdo de email é processado através de fornecedores terceiros de serviços de IA para fins de análise. Garantimos:

• Os subcontratantes são contratados ao abrigo de condições de tratamento de dados que, quando exigido pelo RGPD, os obrigam a tratar dados pessoais apenas de acordo com as nossas instruções documentadas
• São celebrados acordos de tratamento de dados adequados com os subcontratantes, quando exigido pela legislação aplicável
• As transferências internacionais, quando ocorram, estão sujeitas a salvaguardas adequadas, como as Cláusulas Contratuais-Tipo da Comissão Europeia ou uma decisão de adequação
• Sempre que a opção esteja disponível, selecionamos fornecedores e configurações destinados a não utilizar os conteúdos submetidos para treinar os seus modelos; contudo, não controlamos nem podemos garantir as práticas internas de cada fornecedor terceiro

5. Segurança e Proteção de Dados

Implementamos medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os seus dados. Nenhum método de transmissão ou armazenamento é totalmente seguro, e não podemos garantir segurança absoluta. Tais medidas incluem:

• Encriptação: Os dados são encriptados em trânsito (TLS) e em repouso (AES-256)
• Controlos de Acesso: Controlos de acesso baseados em funções e armazenamento encriptado de credenciais
• Registos: Registos de segurança e auditoria das atividades de acesso e processamento
• Revisões de Segurança: Revemos e melhoramos periodicamente as nossas medidas técnicas e organizativas
• Notificação de Violação: Em caso de violação de dados pessoais, notificaremos a autoridade de controlo competente no prazo de 72 horas quando exigido e os interessados sem demora injustificada quando exigido, nos termos dos Artigos 33.º e 34.º do RGPD. Quando atuamos como subcontratante, notificaremos a organização cliente em causa, na qualidade de responsável, sem demora injustificada.

6. Responsabilidades do Utilizador

Os utilizadores e organizações concordam em:

• Manter a confidencialidade das credenciais da conta
• Notificar-nos imediatamente de qualquer acesso não autorizado ou violações de segurança
• Utilizar a Plataforma em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis
• Obter todos os consentimentos necessários antes de ligar contas de email ao MailSense
• Não utilizar a Plataforma para quaisquer finalidades ilegais, prejudiciais ou proibidas
• Respeitar os direitos de privacidade de todos os indivíduos cujos dados possam ser processados
• Garantir a conformidade com as políticas organizacionais e leis laborais

Responsabilidades do Administrador: Os administradores de organização são exclusivamente responsáveis por:

• Obter consentimento explícito de todos os titulares de contas antes da ligação de contas
• Garantir a utilização legal e ética do MailSense dentro da organização
• Comunicar de forma transparente as atividades de processamento de dados aos titulares de contas
• Manter documentação de consentimento e atividades de processamento de dados
• Honrar os pedidos dos titulares de contas para desligar ou eliminar os seus dados

7. Propriedade Intelectual

Todo o conteúdo, funcionalidades, software e tecnologia da Plataforma Terminus AI são propriedade da Terminus AI e estão protegidos por leis internacionais de direitos de autor, marca registada, patente, segredo comercial e outras leis de propriedade intelectual. Não pode:

• Copiar, modificar ou criar trabalhos derivados da Plataforma
• Fazer engenharia reversa, descompilar ou desmontar qualquer aspeto da Plataforma, salvo na medida em que tal restrição seja proibida por lei imperativa aplicável
• Remover ou alterar quaisquer avisos de direitos de autor, marca registada ou proprietários
• Utilizar a Plataforma para desenvolver serviços ou produtos concorrentes

8. Disponibilidade e Modificações do Serviço

Esforçamo-nos por fornecer um serviço fiável, mas não garantimos acesso ininterrupto. Reservamo-nos o direito de:

• Modificar, suspender ou descontinuar qualquer aspeto da Plataforma com aviso prévio razoável
• Realizar manutenção e atualizações programadas
• Implementar melhorias de funcionalidades e aprimoramentos de segurança
• Atualizar estes Termos para refletir alterações nos nossos serviços ou requisitos legais

Alterações materiais a estes Termos serão comunicadas por email ou notificação na plataforma pelo menos 30 dias antes de entrarem em vigor.

9. Limitação de Responsabilidade

Na máxima extensão permitida pela lei aplicável:

• A Terminus AI não será responsável por quaisquer danos indiretos, incidentais, especiais, consequenciais ou punitivos
• A nossa responsabilidade total não excederá o montante pago por si pelos serviços nos 12 meses anteriores à reclamação
• Não somos responsáveis pela utilização indevida da Plataforma por utilizadores em violação destes Termos
• Não garantimos a exatidão ou completude das perceções ou análises geradas por IA
• Os utilizadores são responsáveis por verificar a exatidão do conteúdo gerado por IA antes de tomar decisões de negócio

Conformidade Legal: Os utilizadores são exclusivamente responsáveis por garantir que a sua utilização do MailSense cumpre as leis laborais, regulamentos de proteção de dados e políticas organizacionais na sua jurisdição.

Nada nestes Termos exclui ou limita a nossa responsabilidade na medida em que esta não possa ser legalmente excluída ou limitada, incluindo a responsabilidade por morte ou danos pessoais causados por negligência, por dolo ou declaração fraudulenta, por negligência grosseira ou conduta dolosa, ou qualquer responsabilidade decorrente do Artigo 82.º do RGPD ou de legislação imperativa de defesa do consumidor.

10. Cessação

Qualquer parte pode cessar este acordo:

• Pelo Utilizador: A qualquer momento, descontinuando a utilização e solicitando a eliminação da conta
• Pela Terminus AI: Imediatamente se violar estes Termos, particularmente utilizações proibidas do MailSense
• Após Cessação: Todos os dados do utilizador serão eliminados dentro de 30 dias, a menos que se apliquem requisitos de retenção legal

11. Lei Aplicável e Resolução de Litígios

Estes Termos serão regidos e interpretados de acordo com as leis de Portugal e da União Europeia, incluindo os requisitos do RGPD. Quaisquer litígios serão resolvidos através de:

• Negociação de boa-fé entre as partes
• Mediação se a negociação falhar
• Jurisdição dos tribunais portugueses se a mediação não tiver sucesso

12. Informações de Contacto

Para questões sobre estes Termos, para exercer os seus direitos ao abrigo do RGPD ou para reportar preocupações:

• Questões Gerais: Contacte-nos através dos nossos canais de suporte na Plataforma
• Questões de Proteção de Dados: Envie email para hello@perfectorange.pt. Não designámos um Encarregado de Proteção de Dados
• Reclamações RGPD: Pode também apresentar uma reclamação junto da sua autoridade supervisora local

13. Separabilidade e Renúncia

Se qualquer disposição destes Termos for considerada inexequível, as disposições restantes continuarão em pleno vigor. A nossa falha em fazer cumprir qualquer direito ou disposição não constituirá uma renúncia a tal direito ou disposição.

14. Acordo Integral

Estes Termos, juntamente com a nossa Política de Privacidade, constituem o acordo integral entre si e a Terminus AI relativamente à utilização da Plataforma e substituem todos os acordos e entendimentos anteriores.